Freight Registration Module

Met behulp van

Vanuit het ERP systeem kunnen inkoop orders (Freightrecord) ingevoerd worden.

Periodiek worden deze inkooporders doorgegeven aan Xenia.

Afhankelijk van de van de soort levering, kan het ontvangen Freightrecord  gedurende het proces verrijkt worden mat aanvullende informatie. Denk daarbij aan:

• Vrachtbrief nummer
• Naam van de chauffeur
• Kenteken van de vrachtwagen
• Weegresultaten:
  • Eerste weging
  • Tweede weging
  • Geplande leverdatum
• Kloktijden:
  • Tijd van aankomst
  • Tijd van levering
  • Tijd van vertrek
• Product soort (onderdeel van het afval transport)

Deels worden deze gegevens vanuit de gekoppelde systemen aan het Freightrecord toegevoegde, zoals de weegresultaten en de kloktijden, deels worden die handmatig door chauffeur (chauffeur gegevens, productsoort)  of logistieke medewerker (geplande leverdatum) aan het Freightrecord toegevoegd.

Daarnaast heeft de logistieke medewerker de mogelijkheid  om handmatig extra Freightrecords aan het systeem toe te voegen (transporten die uit andere non-ERP afkomstig zijn).

De hiervoor beschreven handmatige invoer van extra gegevens kan, afhankelijk van de soort levering en de gemakte afspraken, of ter plekke via de Kiosk ingevoerd worden of voorafgaand aan de levering door de transporteur, of voorafgaand aan de levering door de chauffeur.

FRM Proces

De levering gegevens zijn ingevoerd en zijn daarna via de koppeling met het ERP als Freightrecord in Xenia gekomen of zijn vanuit een non-ERP proces handmatig via de backoffice functie van FRM in Xenia ingevoerd.

Als het transport aan komt start het afleverings proces  en voert de chauffeur de specifieke gegevens van het transport via de Kiosk in. Hij ontvangt daarbij een persoonlijke badge.

De ingevoerde gegevens worden door Xenia doorgezet naar het toegangscontrole systeem. Daarnaast ontvangt, afhankelijk van het type transport en de ingevoerde gegevens, de ontvanger een SMS bericht dat het transport is aangekomen.

De chauffeur kan na zijn kioskregistratie met behulp van zijn badge en kenteken combinatie het terrein betreden.

Afhankelijk van het type transport moet er wel/niet gewogen worden.

Als er gewogen moet worden, plaatst de chauffeur zijn vrachtwagencombinatie op de weegbrug en biedt zijn badge aan bij de bedienconsole van de weegbrug. 

De weegbrug applicatie haalt bij Xenia de bijbehorende leveringsgegevens op.

Hierbij krijgt de weegbrugapplicatie de gekozen taal van de chauffeur mee en weet daardoor in welke taal hij met de chauffeur via de applicatie moet communiceren.

De weegbrugapplicatie toont, ter verificatie, de van Xenia ontvangen leveringsgegevens.

De chauffeur start de weging, en het weegresultaat wordt aan het Freightrecord toegevoegd.

De chauffeur gaat laden of lossen.

Na het laden of lossen wordt er weer gewogen. 

De chauffeur plaatst zijn vrachtwagencombinatie weer op de weegbrug en biedt weer zijn badge bij de bedienconsole van de weegbrug aan. 

De weegbrug applicatie toont de informatie van het, intern opgeslagen, bijbehorende Freightrecord. 

De chauffeur start de weging, en het weegresultaat wordt aan het Freightrecord toegevoegd.

Xenia voegt aan het Freightrecord de Final Exit Approval toe.

De chauffeur kan daarna met behulp van zijn badge en kenteken combinatie het terrein betreden.

Optioneel kan hij via de Kiosk een vrachtbrief printen met daarop:

• Het vrachtbriefnummer
• Het order nummer
• De leverings datum
• De geleverde / ontvangen gewicht
• Omschrijving van het geleverde of ontvangen product

Afleveringsproces

Final Exit Approval

Dit is een vlag in het Freightrecord, dat aangeeft dat alle stappen die doorlopen moeten worden, voordat een voertuig het terrein mag verlaten, zijn doorlopen.

Afhankelijk van het type transport kunnen er één of meerdere criteria voor het verkrijgen van deze approval in het systeem worden vastgelegd.

Toegang verlenen op kenteken

Wanneer de bestel- of vrachtwagen bij de gate komt, kan een op het toegangscontrolesysteem aangesloten ANPR-camera het kenteken lezen. Staat het kenteken binnen ACS op de White List, dan zal de doorgang open gestuurd worden 

Staat het kenteken niet op de White List, dan kan, bijvoorbeeld via een intercomsysteem, contact met de logistieke medewerker worden opgenomen. Hij kan hem dan op afstand toegang verlenen en ervoor zorgen dat het kenteken alsnog op de White List komt te staan, zodat de Koerier bij het uitrijden alsnog op kenteken de doorgang open kan sturen.

Als de logistieke medewerker niet tijdig reageert, kan de oproep naar bijvoorbeeld de receptie of naar een beveiliger/portier worden doorgezet. Zodat hij de taak van de logistiek medewerker kan vervullen.

Bij de weegbrug kan de chauffeur zijn badge aanbieden, waarna de weegbrugapplicatie bij Xenia de betreffende ordergegevens (Freightrecord) op haalt. De applicatie “weet” of het om een eerste of om een tweede weging gaat.

Afhankelijk van het type proces is bij de eerste weging de naam van de chauffeur en zijn kenteken en ladingsoort al bekend en hoeven deze niet meer ingevoerd te worden.

Aangezien ze bij IsoChem nog geen kenteken camera’s bij de weegbrug hebben geplaatst, moet de chauffeur als het kenteken van zijn truck niet bekend is, deze alsnog handmatig toevoegen. 

Betreft het een weging in het afvalstoffenproces, dan moet de chauffeur bij de eerste weging ook een keuze maken, welk afvalproduct hij op komt halen.

Na elke weging heeft de chauffeur optioneel de keuze om een weegbriefje of een vrachtbrief uit te laten printen.

Alle handelingen, zoals het oprijden op de brug, het correct positioneren, de naam van de chauffeur, kenteken, weegresultaten e.d. worden met time stamp in de systemen vastgelegd.

Wanneer het een tweede weging betreft wordt er door Xenia een “Final Exit Approval” gegeven. Zonder deze kwalificatie kan een voertuig het terrein niet verlaten, omdat hij blijkbaar nog niet aan alle vereisten heeft voldaan om het terrein te mogen verlaten.

Afvalstoffen procedure

Aangezien er bij de afvoer van afvalstoffen, ten opzicht van “standaard leveringen” afwijkende procedures  gevolgd worden, is er voor de afvoer van afvalstoffen is een speciaal logistiek proces ingericht: